Jak prawidłowo ująć dotację w księgach rachunkowych?

Dotacje ujmowane są albo jako pozostałe przychody operacyjne albo zalicza się je do międzyokresowych przychodów z działalności gospodarczej beneficjenta.

Moment ujęcia przychodu

Dotacja może być wypłacona w całości lub w transzach, w miarę realizacji zgłoszonego do dofinansowania projektu. Stwarza to problemy dla księgowych w ustaleniu momentu ujęcia dotacji w grupie przychodów firmowych. Można dokonać ujęcia dotacji jako przychód w momencie, gdy dopiero sfinansowane dotacją zostaną określone wydatki, albo w momencie ostatecznego rozliczenia i zatwierdzenia dotacji.

Pozostałe przychody operacyjne

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit.h ustawy o rachunkowości, dotacje klasyfikuje się do pozostałych przychodów operacyjnych. Wspomniany przepis mówi bowiem o tym, że do grupy takich przychodów zalicza się przychody z tytułu otrzymania nieodpłatnie aktywów, w tym także środków pieniężnych na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych.

W art. 41 ust. 1 pkt 2 tej samej ustawy stanowi, że środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych, zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Przepis ten jednocześnie znajduje zastosowanie do środków otrzymanych na nabycie wartości niematerialnych i prawnych.

Dlatego należy uznać, że przeznaczenie otrzymanego dofinansowania w formie dotacji jest decydujące dla klasyfikacji jej w ramach przychodów z działalności gospodarczej.

Generalnie, dotację powinno ująć się w księgach rachunkowych w momencie wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy, czyli stosując metodę kasowo i zaliczając dotację do:

• pozostałych przychodów operacyjnych,
• przychodów ze sprzedaży,
• rozliczeń międzyokresowych przychodów.

Dotacje do cen sprzedaży produktów lub towarów księguje się na kontach:

• Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący” lub 13-5 "Wyodrębniony rachunek bankowy",
• Ma konto 70-0 "Sprzedaż produktów" lub 73-0 "Sprzedaż towarów".

Dotacje na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych księguje się na kontach:

• Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 13-5 "Wyodrębniony rachunek bankowy",
• Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Dotacje na nabycie lub wytworzenie aktywów trwałych księguje się na kontach:

• Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 13-5 "Wyodrębniony rachunek bankowy",
• Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".